بگذارید فرآیندهای کسب و کار رو بدین صورت برای شما توضیح دهیم: مجموعه ای مشخص و مرتب شده از فعالیت های کاری در یک محدوده زمانی و مکانی معین است، که شرح و خاتمه آن مشخص شده است و با تعریف روشنی از ورودی ها و خروجی ها، ساختاری برای عملکرد ارائه میدهد. در ادامه بیشتر در مورد فرآیندهای کسب و کار در سیستم مدیریت فرآیند برایتان توضیح می دهیم.

فرآیندهای سیستم مدیریت و مراحل آن بدین شرح است که :

• تعیین ورودی و خروجی های فرآیندها

بهتر است ورودی های موردنیاز و خروجی های مورد انتظار از هر فرآیند تعیین شود بدین منظور سازمان می تواند به روش های مختلفی این ورودی و خروجی ها را به نمایش گذارد.
ورودی و خروجی هر یک از فرآیندها را می توان از طریق مدل های فرآیندی تعیین نمود، عمومی ترین روش جهت تعیین ورودی و خروجی فرآیندها، روش SIPOC می باشد.

• تعیین توالی و تعامل فرآیندها

در یک سازمان معمولا چندین فرآیند وجود دارد و توالی و تعامل بین فرآیندها از طریق رسم  فلوچارت یا رسم نقشه فرآیندها امکان پذیر می باشد.
نقشه فرآیندهای کسب و کار شامل موارد زیر می باشد.

• ورودی ها
• فرآیندهای اصلی
• تعامل بین فرآیندها با فلش ها
• خروجی ها
• فرآیندهای پشتیبانی

• تعیین منابع مورد نیاز جهت اجرای این فرآیندها

منابع شامل مواد اولیه، تامین کنندگان، امکانات و هر چیر دیگری که در طول جریان فرآیند به کار گرفته می شود.

تعیین مسئولیت ها و اختیارات فرآیندها به چه صورت است ؟

مسئولیت و اختیارات در هر فرآیند با دیگر فرآیند ها متفاوت بوده و منحصر به فرد است بدین صورت که مسئولیت ها و اختیارات هر فرآیند معمولا در روش اجرایی یا دستورالعمل های مرتبط با آن فرآیند مشخص می شود. همچنین می توان در شرح مسئولیت ها و اختیارات هر یک از شغل های مرتبط با یک فرآیند این موضوع را بیان نمود.
نمونه مسئولیت ها و اختیارات فرآیندهای کسب و کار در سیستم مدیریت فرآیند:

• شرح وظایف نماینده مدیریت ایزو
• روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق
• روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق
• روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه

• تعیین ریسک ها و فرصت های مرتبط با فرآیندها

این موضوع در استاندارد ISO 9001:2015 اضافه شده است و سازمان ها باید ریسک های مرتبط با فرآیندهای خود را جهت دستیابی به نتایج مورد انتظار ، پیشگیری یا کاهش اثرات نامطلوب و بهبود تعیین نمایند.

• مدیریت ریسک

با مهندسی سیستم ها جهت بکار بردن تکنولوژی و مواجهه با چالش های فوق، از فرآیندهای “مدیریت ریسک” استفاده کنید. مواجهه با ریسک ها یکی از مهم ترین وظایف مهندسی سیستم ها و مستلزم داشتن یک دانش وسیع از کل سیستم و المان های کلیدی آن است. در واقع مهندسی سیستم ها مشخص می کند که چگونه می توان به بهترین تعادل از ریسک هادست پیدا کرد. به عبارت دیگر، تصمیم می گیرد که چه المان هایی از سیستم باید نهایت استفاده از تکنولوژی جدید را ببرند و چه المان هایی باید بر اساس اجزا و روش های مطمئن و شناخته شده باشند. و بعلاوه، ریسک های اتخاذ شده چگونه در فرآیند توسعه و تست سیستم کاهش خواهند یافت.
حوزه نرم افزار نیز حوزه ای است که در طی این سال ها پیشرفت های قابل توجهی داشته است و برای پیاده سازی بسیاری از کارکردهای سیستم نسبت به سخت افزار ترجیح داده می شود. لذا عملکرد سیستم های مدرن هر روز بیشتر از گذشته به طراحی درست اجزای نرم افزاری وابسته می شود. در نتیجه مهندسی سیستم ها باید بیشتر از گذشته به کنترل طراحی و کاربرد نرم افزار بپردازد.

• ارزیابی فرآیندها و اعمال تغییر مورد نیاز در فرآیندها

ارزیابی فرآیندهای کسب و کار از طریق مقایسه نتایج واقعی و نتایج مورد انتظار و تعیین انحراف آن صورت می گیرد.

• بهبود فرآیندهای کسب و کار

از طرق مختلف در فرآیندهای سیستم مدیریتی باعث بهبود شده که این بهبود  منجر به کاهش هزینه ها، کاهش عدم انطباق ها ، افزایش رضایتمندی مشتری می شود.
روش های به کارگیری بهبود فرآیندها:

• به کارگیریچرخه دمینگ PDCA
• به کارگیری نمودارهای آماری منجر به کاهش یا حذف متغییرهای فرآیند می شود.
• به کارگیری فرآیند نمونه گیری کنترل کیفیت
• تعیین ریسک ها و فرصت ها
• به کارگیرینمودار علت و معلول – استخوان ماهی Fish bon
• طراحی مجدد و مهندسی مجدد

BPMS سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی:

سیستمی است شامل مجموعه ای از ابزارهای گرافیکی، آماری، فرآیندی و… که به شما اجازه می دهد روال ها و روش‌های شروع ، اجرا و پایان یک خدمت ، درخواست و یا سرویس را (بصورت درون سازمانی یا برون سازمانی) طراحی کرده و  در اختیار کاربران قرار دهید.
بطورکلی شما می توانید از طریق نرم افزار BPMS کلیه فرآیندهای اجرای، گزارشی، نمایشی و … را طراحی و پیاده سازی کنید. علاوه برآن می توانید به وسیله ابزارهای گرافیکی ارائه شده کلیه خدمات خود را گزارش گیری نمایید و از طریق آمارهای ارائه شده آن ، نسبت به بررسی کیفیت ، کارایی و عملکرد سازمان و یا بخش زیر مجموعه خود تصمیم گیری کنید.

چرخه حیات BPMS به چه صورت است !؟

  فرآیندهای کسب و کار جهت بهبود کیفیت و رسیدن به وضع مطلوب پیاده سازی می شوند و از این رو ممکن است این روال بارها در هر یک از بخش های آن تکرار شود تا نتیجه مورد نظر حاصل شود. از این رو چرخه حیات مدیریت فرآیندهای سازمانی به طور تکرار شونده است و در هر تکرار ارزش افزوده ای به فرآیند و منطق کاری افزوده می شود.

1. مدلسازی و طراحی: در این مرحله منطق و روال فرآیند مورد نظر مدل می شود. اساس BPMS بر این مبناست که در ابتدا لازم نیست فرآیند بهینه و در بهترین حالت ممکن باشد. بلکه می توان با مدل کردن وضعیت موجود و در ادامه با استفاده از مکانیزم های BPMS و اصول جهانی حاکم بر فرآیند (BPMN 2.0) فرآیند را بهبود بخشید. پس از مدلسازی و رفع معایب و اشکالات احتمالی مرحله طراحی فرآیند آغاز می شود که با توجه به محیط گرافیکی نرم افزار BPMS  آرین و استفاده از اشکال ( Shape)  و قوانین ساده فلوچارتی و کاربری آسان ، می توان بدون درگیر شدن در اصول و قواعد خاص مدل آماده شده را پیاده سازی کرد.
2. توسعه و پیاده سازی: بعد از شناخت و مدلسازی فرآیند اصلی و زیر فرآیندهای احتمالی لازم است فرآیندهای مربوطه را به همراه قوانین کسب و کار پیاده سازی کرده و در سازمان مستقر ساخت و کلیه سیستم های قدیمی و موروثی سازمان را از طریق BPMS  به یکدیگر متصل کرد.
3. اجرا و مدیریت: پس  از استقرار و راه اندازی، کاربران بخشهای مختلف سازمان می توانند فرآیندهای کسب و کار را اجرا و بررسی نمایند. در حین اجرای فرآیندهای گروه های کاربری سازمان با توجه به نقش سازمانی آن ها در سیستم ، از فرآیندها استفاده خواهند کرد.
4. تحلیل و بهینه سازی: پس از راه اندازی مدیران و مسئولان مربوطه با بررسی سیستم مدیریت فرآیند و با استفاده از پارامترهای بدست آمده می توانند نسبت به تغییر ، بهبود و یا ویرایش روال فرآیندها در جهت بهبود و بهره وری، کارایی و سرعت فرآیندها تصمیم گیری کنند.

دلایل نیاز سازمان ها به سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی BPMS

از طریق نرم افزار BPMS کلیه فرآیندهای اجرای، گزارشی، نمایشی و … قابل طراحی و پیاده سازی می باشد وعلاوه برآن می توانید به وسیله ابزارهای گرافیکی ارائه شده کلیه خدمات خود را گزارش گیری نمایید و از طریق آمارهای ارائه شده آن ، نسبت به بررسی کیفیت ، کارایی و عملکرد سازمان و یا بخش زیر مجموعه خود تصمیم گیری کنید.

مزایای  استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای سازمانی BPMS

• افزایش بهره وری
• صرفه جویی در زمان ، هزینه و حجم سربار فرآیندهای کسب و کار
• اعمال سریع و آسان تغییرات در سازمان ها و فرآیندها با کمترین هزینه
• یکپارچه سازی سیستم های سازمان
• افزایش رضایت مندی مشتریان
• بهبود تعاملات بین بخش های مختلف سازمان و حذف پیچیدگی های آن
• امکان شناسایی گلوگاه ها و رفع موانع و اصلاح فرآیندها
• گزارش های تحلیلی، آماری و مدیریتی
• اجرای اتوماتیک برخی وظایف تکراری و تسریع در انجام امور کاهش زمان ارائه خدمت
• افزایش کیفیت خدمات ارائه شده
• تسریع قوانین و هماهنگی سریع تر با محیط کاری