پیچیدگی و تغییر، باثبات‌ترین مشخصه‌ای است که می‌توان برای دنیای کنونی کسب و کارمعرفی کرد. امروز شرکت‌ها با رقابتی شدید روبرو هستند که از تغییرات تکنولوژی و تغییر در تقاضای مشتریان ناشی می‌شود. بنابراین توانایی واکنش سریع به این تغییرات در کوتاه ترین زمان و تامین نیازهای مشتری، از الزامات دنیای کسب و کار است، اما چه کسی مسئول پاسخگویی به موقع به این تغییرات است؟ چه کسی و با چه تخصصی باید به حل مسائل و ارائه پاسخ مناسب بپردازد؟ چه کسی به بررسی الزامات سازمان و پروژه‌ها توجه خواهد کرد؟ در این مقاله به این سوالات پاسخ خواهیم داد و شما را با ابزار و مراحل ضروری در تحلیل کسب و کار آشنا خواهیم شد.

۱- کاربردهای اصلی تحلیل کسب و کار

کسب و کار با مجموعه‌ای از مفاهیم مانند مدیریت کسب و کار، مدیریت بازار، مدیریت مشتریان، مدیریت تامین‌کنندگان، مدیریت پروژه و… تعریف می‌شود. تحلیل کسب‌ وکار مجموعه‌ای از وظایف، دانش و تکنیک‌های مورد نیاز برای شناسایی نیازهای کسب‌ و کار و تعیین راه‌حل‌ها برای مشکلات موجود است. شیوه‌ها و رویه‌های تحلیل کسب و کار  در صنایع مختلف متفاوت می باشند.
مطابق با استاندارد BABOK V3 تحلیل و آنالیز کسب و کار در هر زمینه‌ای ممکن است انجام شود. و تحلیل‌گر باید به شناسایی مسائل موجود در سازمان بپردازد. افراد گوناگونی با تخصص‌های مختلف می‌توانند برای دریافت گواهینامه‌ها و شرکت در دوره‌های مربوطه اقدام کنند از جمله:
مدیران، تحلیلگران استراتژیک، بازاریابان، متخصصان فناوری اطلاعات، متخصصان منابع انسانی, متخصصان تحلیل سیستم، معماران کسب و کار، بهره‌وری، تضمین کیفیت.
اما امروزه و در شرایط دشوار اقتصادی(مخصوصا با وجود بحران هایی مثل کرونا) کسب وکار ها به دلایل زیر نیاز بسیار بیشتری به تحلیل و چکاپ دوره ای خود دارند :

• برای درک ساختار و پویایی سازمان که در آن یک سیستم جدید قرار است استقرار یابد.
• برای درک مشکلات فعلی در سازمان خود و شناسایی پتانسیل‌ها و راه حل های بهبود.
• برای اطمینان از اینکه مشتری، کاربر نهایی، و توسعه دهندگان درک مشترکی از اهداف سازمان دارند.

۲-مراحل تحلیل کسب و کار

این مطلب که تجزیه و تحلیل کسب و کار امری بسیار پیچیده ، وقت‌گیر، نیازمند تجربه و تخصص کافی در این زمینه نیاز است. برای تجزیه و تحلیل کسب و کار مراحل به شرح  زیر طی می شوند :

۱-۲ نقطه شروع: شناسایی نیازها و مشکلات موجود

اولین گام این است که یک مشکل ، نیاز و یا الزامات کسب ‌و کار شما را شناسایی کنید. بعضی از تکنیک‌هایی که می‌تواند برای تعریف نیازهای ذینفعان مورد استفاده قرار گیرد عبارتند از:

• بحث های گروهی یا طوفان فکری
• بررسی و تجزیه‌ و تحلیل مستندات موجود
• تشکیل گروه‌های کوچک بحث از افراد کلیدی یا گروه‌های متمرکز
• انجام مصاحبه های فردی
• استفاده از نظرسنجی‌ها و پرسشنامه‌ها
• تجزیه‌ و تحلیل سیستم، از جمله نمودار جریان، توضیح‌ها، جدول‌ها و …
• مشاهده و تحقیق
• استفاده از ابزارهای هوش تجاری نظیر Microsoft Power BI

  2-2 تعیین تیم تجزیه‌وتحلیل کسب ‌و کار

در گام دوم، فرد یا تیمی را مشخص کنید که وظیفه این تیم راهنمایی استراتژیک، مستندسازی، تصریح و کمک به سیاست‌های سازمان در جهت رسیدن به اهداف سازمان است. تیمی تشکیل دهید که مشکلات سازمان شما را با در نظر گرفتن همه بخش های سازمان برطرف نماید .این نکته را مدنظر داشته باشید که در تحلیل کسب و کار، ارتباط کامل و آزاد بین افراد سازمان مهمترین فاکتور برای پیشبرد مراحل تجزیه و تحلیل است.

۳-۲ شناسایی فرآیندهای فعلی کسب ‌و کار:

سومین گام، شناسایی و بررسی  مشکلات در روند کسب ‌و کار موجود و افرادی که در حال حاضر مسئول بخشی از سازمان هستند است.

۴-۲ شناسایی ذینفعان و سهامداران

در گام چهارم ذینفعان هر پروژه را مشخص کنید.  و طبیعی است که ممکن است در یک سازمان ذینفعان هر پروژه متفاوت باشند. ذینفعان می‌توانند شامل مشتریان، تامین‌کنندگان، مقامات نظارتی، کارشناسان مالی و حتی حسابرسان خارجی باشند.

۵-۲ شناسایی فرآیند کسب ‌و کار فعلی و توانایی‌ها 

گام شش یکی از مهمترین گام هست ، بسیاری از تکنیک‌های مشابه که ما برای شناسایی نیازهای ذینفع استفاده کنید. این گام می‌تواند برای تعریف فرآیند کسب ‌و کار و قابلیت‌های فعلی مورد استفاده قرار گیرد. به تکنیک‌های تجزیه و تحلیل سیستم، مدل سازی، تحقیق و بررسی اسناد و مدارک تکیه کنید.

۶-۲ شناسایی تفاوت‌ها:

مرحله ی نهایی یا گام ششم سعی کنید هر اختلافی بین آنچه که ذینفعان نیاز دارند و آنچه که فرایند کسب ‌و کار فعلی می‌تواند ارائه دهد را بررسی عارضه یابی و مشکل زدایی کنید که در مراحل تحلیل نارضایتی ها می تواند بسیار مشکل آفرین باشد.
این نکته را مدنظر داشته باشید گام های ۶ گانه گفته شده در سازمان های مختلف و در شرایط متفاوت با توجه به نیاز ها و عمق مشکلات و عارضه های موجود تفاوت  دارند. پس این ۶گام شاید برای سازمان شما ۵ گام باشد و یا حتی ۸ گام.

۳- یک تحلیلگر کسب و کار کیست و چه ویژگی هایی دارد ؟

یک تحلیلگر کسب‌ و کار کسی است کسب و کار شما را تجزیه و تحلیل می‌کند و اسناد تجاری، فرآیندها، یا سیستم‌ها را از جوانب مختلف ارزیابی کرده و مدل کسب ‌و کار یا ادغام آن با فن‌آوری های روز را ارزیابی و استخراج  می‌کند.
اگر تنها روی توسعه سیستم‌های نرم‌افزاری کار کند، تحلیل گر کسب ‌و کار فناوری اطلاعات، تحلیلگر کسب ‌و کار فنی، تحلیلگران کسب ‌و کار آنلاین، تحلیلگران سیستم‌های کسب ‌وکار و یا تحلیلگران سیستم نام می گیرد.
معمولا تحلیل کسب ‌و کار متمایز از پوزیشن هایی مثل تحلیل مالی، مدیریت پروژه، تضمین کیفیت، توسعه سازمانی، آزمون، آموزش و توسعه مستندات می‌باشد. با این حال، بسته به سازمان، یک تحلیلگر کسب ‌و کار ممکن است برخی یا تمام این وظایف را نیز انجام دهد. تحلیل کسب‌ وکار همچنین شامل کار ارتباط بین ذینفعان، تیم‌های توسعه و غیره است.
بهتر است این را بدانید نقش یک تحلیلگر کسب و کار از تعریف و هدف‌گذاری حوزه‌های کسب ‌و کار سازمان آغاز می‌شود. سپس استخراج نیازمندی‌ها، تحلیل و مستند سازی نیازمندی‌ها، شناسایی این الزامات برای سهامداران مناسب، شناسایی راه‌حل صحیح و سپس تایید راه‌حل برای پیدا کردن این که آیا الزامات مطابق با استانداردهای مورد انتظار هستند یا خیر توسط وی انجام می گیرد.

۴-ابزارهای مورد نیاز تحلیل کسب وکار

 همانطور که امروزه هر موضوعی با تکنولوژی تلفیق می شود، بدون شک یک ابزار مناسب جهت تجزیه ­و تحلیلِ کسب و کارِ ساده و کارآمد، به انجام وظایف مرتبط با تحلیل کسب و کار، به شکلی سریعتر و مؤثرتر کمک می­ کند.
اساساً، یک تحلیل­گر کسب و کار به دلایل ذیل به بهترین ابزار جهت تحلیل نیاز دارد:

• پیداکردن صحیح نیازمندی­ ها یا الزامات
• مدیریت درست نیازمندی­ ها یا الزامات
• تشریح نیازمندی­ ها یا الزامات با جزئیات
• ترسیم نمودار فرآیند کسب و کار، برای مدلسازی نیازمندی­ ها در هرجا که امکان­پذیر باشد. مانند فرآیند کسب و کار برای همکاری با تیم­ها و سهامداران
• نمایش و تحلیل اطلاعات حیاتی کسب و کار

طبیعتا یک تحلیل­گر کسب و کار باید پیش از استفاده از ابزار های تحلیل کسب و کار، بهترین تکنیک های تحلیل کسب و کار و مدیریت پروژه را برای اجرای این ابزارهای تحلیل، به درستی بداند.
 

۵- انواع ابزارهای تحلیل کسب و کار

سه دسته عمده از انواع مختلف ابزارها، براساس موارد ذکر شده در بالا وجود دارد. این دسته ها عبارتند از:
۱- ابزارهای مربوط به نیازمندی­ها یا الزامات یعنی توصیف، مدیریت پروژه و پیگیری آن­ها
۲- ابزارهای مدلسازی
۳- ابزارهای همکاری و مشارکت
۷ مورد از حداقل ابزارهای تحلیل کسب وکار که هر تحلیلگر کسب وکار برای انجام وظایفش به آن ها نیاز دارد را نیز در ادامه به صورت خلاصه معرفی می کنیم.

۱-۵ ابزار MS PowerPoint

این نرم افزار برای تهیه و ارائه نمایش های تصویری رسمی استفاده می شود. یک تحلیلگر کسب و کار اغلب با شرایطی مواجه است که در آن او نیاز به ارائه ایده ها، برقراری ارتباط و توجیه و ارائه پروژه به روز را برای سهامداران دارد. این ارتباط در قالب ارائه از طریق پاورپوینت موثرتر می شود.

۲-۵ ابزار MS Excel

تحلیل داده نیز بخشی از تحلیل کسب و کار است و می­تواند به شکل ­های متفاوتی باشد.

• جداول اصلی
• بررسی روند داده
• مرتب سازی و فیلتر اطلاعات
• ایجاد جدول یا نمودار

علاوه براین، اکسل چندین تابع کاربردی ریاضی و مالی دارد که می­توانند به تحلیل داده ­ها و انجام موارد مرتبط با امور حسابداری کمک کنند.

۳-۵ ابزار MS Word

مایکروسافت ورد، سند مشخصات الزامات را ارائه می ­دهد. سازمان­ها می­توانند الگوی خاص خود را برای مستند کردن الزامات، تهیه کنند. این یک برنامه کاربردی است که به کاربر این امکان را می ­دهد که قلم ها، زمینه، اشیا، اشکال، تصاویر گرافیکی، جداول و حتی یک گزینه برای افزودن نمودارهای Visio، انتخاب کنند.

۴-۵ ابزارMS Visio

یک ابزار مدل سازی است که تحلیلگران کسب وکار از آن برای ثبت مؤثر و ارائه ایده ­های سهامداران درباره کاربردهای کسب و کار و تعاملات کاربر، استفاده می­ کنند. کارایی­ های اصلی Visio عبارتند از:

• ایجاد نمودار UML مانند نمودار توالی و فعالیت
• آماده­ سازی نمودارهای جریان فرآیند
• ایجاد مدل های داده
• تولید نمودارهای معماری

در حال برنامه ­ریزی برای تبدیل شدن به یک تحلیلگر کسب وکار ماهر هستید؟ در این، بهترین گواهی­ های تحلیل های کسب وکار وجود دارد. ببینید کدام یک برای شما بهتر است.

۵-۵ ابزار Google Docs

به اشتراک­ گذاری اسناد پروژه، ازمهم ترین موارد برای همکاری است. Google docs  ابزار بسیار مفیدی برای به اشتراک­ گذاری اسناد به صورت آنلاین با اعضای پروژه و سهامداران است. گوگل داکز از همه انواع فرمت­ها مانند docs، txt، pdf و غیره پشتیبانی می­ کند.

 6-5 ابزار Rational Requisite Pro

Rational Requisite Pro از بهترین ابزارهای تحلیل کسب و کار، برای مدیریت نیازمندی ­ها یا الزامات پروژه است. ابزارهای مدیریت پروژه الزامات مانند Requisite Pro Rational، قابلیت پردازش کلمه را دارد. علاوه بر آن، می ­تواند داده ­ها را با استفاده از یک پایگاه داده پویا، جست و جو و مرتب سازی کنند. از این رو، پیگیری الزامات را به همراه تغییرات و اولویت آنها تسهیل می­ کند. نرم افزارRational Requisite Pro ، ویژگی­ هایی همچون انجام تحلیل اثر و مدیریت اثر ممیزی تغییرات، را نیز دارا می­ باشد.

۷-۵ ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین مانند Trello

Trello یک ابزار مشارکتی یا همکاری برای تحلیل های کسب وکار است که به همکاری و برقراری ارتباط امن بین تیم ­ها و همچنین اعضای مختلف یک تیم و اشتراک گذاری اطلاعات کمک می­ کند. همچنین، به مدیران اجازه می­ دهد تا داده­ های کسب وکار را تجزیه و تحلیل کنند.(شکل زیر نمایی از این نرم افزار را نشان می دهد که ما نیز در موتور توسعه نیمو از آن استفاده می کنیم)

ویژگی­ های Trello عبارتند از :

• امکان مشارکت و همکاری امن با یک یا چند تیم.
• اجازۀ مشاهدۀ فعالیت تیم را توسط انجمن­ ها می ­دهد.
• اجازه ورود اعضا با حساب کاربری گوگل را می ­دهد.
• یکپارچه کردن و سازمان­دهی انجمن­ها توسط مجموعه ­ها.
• تعیین مدیر (ادمین) برای مدیریت تنظیمات خصوصی.
• امکان غیرفعالسازی اعضای قدیمی، و همچنین حفظ تاریخچه کاری آنها را فراهم میکند.
• امکان اخذ داده ­ها تنها با یک کلیک را به کاربران خود ارائه میدهد.