تعریف مدیریت و آشنایی با وظایف مدیریت

مکان‌های کاری به قدرت افراد حاضر در موقعیت‌های مدیریتی بستگی دارد. به جز هدایت کارکنان، مدیران باید با متخصصان ارشد بیشتری در شرکت خود تعامل داشته باشند تا اطمینان حاصل کنند که تیم اهداف را برآورده می‌کند و رسالت شرکت را پیش می‌برد. اگرچه وظایف مدیریت بسته به صنعت و محل کار آن‌ها متغیر است اما اکثر آن‌ها از وظایف ابتدایی مشابهی تبعیت می‌کنند. در این مقاله ایران مدیر به تعریف مدیریت، فعالیت‌های آن و نحوه تبدیل‌شدن به یک مدیر خوب پرداخته است.

تعریف مدیریت 

مدیریت به هماهنگی و اجرای وظایف برای رسیدن به یک هدف اطلاق می‌شود. چنین فعالیت‌های مدیریتی و اجرایی شامل تعیین استراتژی‌های سازمان و هماهنگی کارهای کارکنان برای رسیدن به این اهداف از طریق استفاده از منابع موجود است. همچنین ممکن است تعریف مدیریت به ساختار ارشد در کارمندان یک سازمان اطلاق شود.
برای این که یک مدیر اثربخش باشید، باید مجموعه‌ای از مهارت‌ها را داشته باشید که شامل برنامه‌ریزی، ارتباطات، سازماندهی و رهبری می‌شود. همچنین باید دانش گسترده‌ای در خصوص اهداف شرکت و نحوه هدایت کارکنان، بخش فروش و دیگر قسمت‌ها داشته باشید.

فعالیت‌های اساسی یک مدیر

به طور کلی، پنج عملکرد اساسی از یک مدیر انتظار می‌رود:
۱- تعیین اهداف
۲- سازماندهی
۳- انگیزه‌دادن به تیم
۴- طراحی سیستم‌های اندازه‌گیری
۵- ارتقا و پیشرفت کارکنان

۱٫ تعیین اهداف

تعیین و تحقق اهداف، اصلی‌ترین روش برای مدیران موفق محسوب می‌شود. همچنین باید بتوانند به روشی قانع‌کننده اهداف خود را به کارکنان یا کارمندان القا کنند. به عنوان مثال، مدیر یک رستوران می‌تواند از کارکنان خود بخواهد که خدمات سریع‌تری ارائه کنند تا سودها و انعام بیشتری به دست آورند.

۲٫ سازماندهی

مدیران نوع کار را ارزیابی می‌کنند، آن را به کارهای قابل دستیابی تقسیم و به صورت موثر آن را به کارکنان محول می‌کنند. سازماندهی شامل مجموعه‌ای از ارتباطات بین افراد و همچنین حوزه‌ها یا نهادهای داخل سازمان است. این از وظایف مدیریت است که از کار تمام این افراد و نهادها به صورت هماهنگ اطمینان حاصل کند و این مسئله شامل انگیزه‌دادن به کارکنان و حوزه‌های مختلف به منظور کار بر روی وظایف است. یک مدیر خوب می‌تواند در بین اعضای تیم خود، ارتباطات بین‌فردی خوبی برقرار کند و چالش‌های احتمالی بین اعضا را حل نماید.
همچنین سازمان از مدیر می‌خواهد تا ارتباطاتی در خصوص قدرت و طبقه‌بندی در بین اعضای تیم برقرار کند. به حداکثر رساندن ترتیبات سازمانی به کسب و کارها کمک می‌کند تا اثربخشی شرکت در بازار را بالا برده، هزینه‌های کسب و کار را کاهش دهد و بهره‌وری را بهبود ببخشد.

۳٫ انگیزه دادن به تیم

به جز اضافه کردن وظایف سازماندهی و محول‌کردن، انگیزه شامل مهارت‌هایی می‌شود که بتوان انواع مختلف شخصیت‌های یک تیم را اداره کرد. مدیران موفق باید بدانند که چگونه تیم‌های موفق را ایجاد و رهبری کنند و بدانند که چگونه از اعضای تیم در خصوص یک موضوع، کمک بگیرند.

۴٫ طراحی سیستم‌های اندازه‌گیری

مدیران باید از شاخص‌های کلیدی یا اهداف خاصی استفاده کنند تا بتوانند اهداف تیم را تعیین کرده و روش‌هایی برای تعیین و بررسی درست بودن مسیر تیم ایجاد نمایند. از آنجایی که رسیدن به روش‌های قابل‌اندازه‌گیری در خصوص فهم عملکرد کمی سخت است، لذا باید از خلاقیت و تفکر بالایی استفاده کنند. با این حال، همانند دیگر فعالیت‌ها، داشتن معیار هم برای بهبود عملکرد و مدیریت کسب و کار، حیاتی است.

۵٫ ارتقا و پیشرفت کارکنان

مدیران موفق به جز هدایت تیم به سمت یک هدف و بررسی پیشرفت خود در حین مسیر، به پیشرفت کارکنان خود هم توجه دارند. آن‌ها می‌توانند به کارمندان خود کمک کنند تا برای پیشرفت در دوره شغلی، اهداف مناسبی را قرار دهند.
مدیران باید مهارت‌های رهبری داشته باشند تا از این ۵ مورد به خوبی استفاده کنند. آن‌ها مسئول هدایت اعضای تیم خود هستند و باید به آن‌ها نقاط ضعف و قوت و روش بهبود عملکردشان را نشان دهند. مدیران مختلف می‌توانند از روش‌های مختلف رهبری استفاده کنند. آن‌ها صرف‌نظر از سبک و روش مدیریتی باید مهارت‌های رهبری خود را تقویت کنند تا یک مدیر موثر و موفق باشند.

مفاهیم مدیریت

مدیر باید چند ایده ساده را یاد بگیرد تا بتواند از ۵ فعالیت بالا استفاده کند. این مفاهیم برای رسیدن تیم به اهداف مشترک، ضروری هستند

• کنترل (Control): کارکنان یک سازمان باید اهداف مشخص و همچنین روش‌های بررسی و نظارت بر این اهداف را بشناسند تا بتوانند از میزان موفقیت تیمی خود مطلع شوند. کارکنان مختلف در یک شرکت، نقش‌های مختلف با مسئولیت‌های مختلف دارند. از وظایف مدیریت این است که باید روی کار اعضای مختلف کنترل داشته باشند و بر روند پیشرفت آن‌ها نظارت کنند. کنترل این عوامل کمک می‌کند تا شرکت به موفقیت لازم برسد. طبق گفته Koontz & ODonnell : «كنترل عبارت است از اندازه‌گيري و تصحيح فعاليت‌هاي عملكرد کارکنان براي اینکه اطمینان حاصل کنید که اهداف و برنامه‌هاي شرکت در مسیر درست حرکت می‌کنند».

برنامه‌ریزی (Planning):مدیران موفق می‌دانند که برنامه‌ریزی پیش از انجام هر نوع استراتژی، ضروری است و برنامه‌ریزی هرگز به پایان نمی‌رسد. برنامه‌ریزی با شروع فعالیت متوقف نخواهد شد، بلکه مدیریت باید آماده پاسخ به تمام سوالات و مشکلات تیم در خصوص رسیدن به هدف سازمان باشد. برنامه‌ریزی باید شامل اهداف تعیین‌شده و همچنین روش‌هایی برای اجرای آن‌ها باشد.

• کارکنان (Staffing): کارکنان یک بخش مهم برای مدیریت کسب و کار هستند که اغلب نادیده گرفته می‌شوند. مدیران باید مطمئن شوند که افراد مناسبی برای کار انتخاب کرده‌اند و به مشکلاتی مثل سیاست‌های سازماندهی محل کار توجه کنند. شرکت باید بهترین استعدادها را شناسایی کرده و با ارائه مشوق‌هایی از قبیل مزایا، زمان مرخصی و برنامه‌های آموزشی آن‌ها را حفظ کند.
• هدایت (Directing): وظیفه مدیر است که زیردستان خود را راهنمایی، سرپرستی، هدایت و تهییج نماید تا مطمئن شود که در مسیر صحیحی کار می‌کنند و اهداف سازمان محقق می‌شود.

هماهنگی یکی از وظایف مدیریت است که با ادغام تمام فعالیت‌ها، فرایندها و عملیات سازمان و همزمان‌نمودن تلاش‌ها به منظور رسیدن به موفقیت، تعریف می‌شود.

سبک‌های مدیریتی

تحلیل‌گرانی که درباره مبحث مدیریتی مطالعه می‌کنند، چند سبک موثر مدیریتی را شناسایی کرده‌اند. در حقیقت هیچ کدام از سبک‌ها را نمی‌توان به عنوان بهترین سبک مدیریتی معرفی کرد و برخی از سبک‌های مدیریتی مخصوص به یک فرد یا شخصیت خاص هستند. همچنین می‌توانید سبک‌های مختلف مدیریتی را انتخاب کنید تا به بهترین الگو برای شرکت خود برسید.
در ادامه ما روی سه سبک مدیریتی مختلف که می‌توانند هر مدیری را به یک رهبر اثربخش‌تر تبدیل کنند، بحث می‌کنیم.

سبک مدیریتی متقاعدکننده

یک رهبر، زمان زیادی را با اعضای تیم خود سپری می‌کند. مشارکت با کارکنان به مدیر اجازه می‌دهد تا به جای دستور دادن یا تقاضای بیش از حد، رغبت مطلوبی را در تیم ایجاد کند. مدیران موثر از کار اعضای تیم خود مطلع هستند و هر روز در زندگی کاریشان حضور دارند.

سبک مدیریتی دموکراتیک

یک مدیر دموکرات تیم خود را دعوت می‌کند که به صورت مستقیم در تصمیم‌گیری‌ها شرکت داشته باشند. خطوط باز ارتباطات بین مدیران دموکراتیک و کارکنان به این نوع از مدیران اجازه می‌دهد تا مهارت‌ها و مزایای هر کارمند را درک کنند. مشارکت باز و تبادل نظرات در بین سطوح مختلف کارمندی به همه اجازه می‌دهد تا در نتیجه یک تصمیم یا یک پروژه، سهیم باشند.
این سبک مدیریتی هنگامی بیشتر موفق می‌شود که مدیران فرایندهای تصمیم‌گیری سازمان‌یافته و کارآمد را توسعه بدهند. در غیر این صورت، دریافت ورودی از تمام افراد می‌تواند سبب نامنظم‌شدن و کند شدن فرایند شود.

مدیریت آزادی مطلق اقتصادی

مدیر آزادی مطلق (عدم مداخله) بیشتر شبیه یک مربی است تا یک مدیر. این مدیرها از کارکنان خود می‌خواهند تا پا پیش گذاشته و تصمیم‌گیری کنند. این مسئله به تیم اجازه می‌دهد تا حس مالکیت در هر خصوص پروژه‌های مختلف را داشته باشد. مدیر در این سبک فکری در حاشیه می‌ماند و فقط هنگامی که مسائل دچار مشکل شوند ورود کرده و پیشنهاداتی می‌دهد. در غیر این صورت کار خاصی نمی‌کند و به کارمندان خود اجازه خلاقیت و فعالیت بر اساس تشخیص و رهبری شخصی را می‌دهد.

سه لایه مدیریت

کسب و کارها و شرکت‌های بزرگ اغلب از سه سطح اولیه مدیریتی در ساختار خود استفاده می‌کنند. ممکن است عباراتی را شنیده باشید که از این لایه‌های مختلف مدیریتی مثل مدیریت میانی یا مدیریت ارشد استفاده می‌کنند.

مدیریت سطح پایین (Low-level management)

مدیران سطح پایین شامل نقش‌هایی مثل رهبران پیشرو در تیم، سرپرست، سرگروه بخش و ناظر هستند. این سطح از مدیریت، که پایین‌ترین لایه محسوب می‌شود، مسئولیت نظارت بر کار کارمندان یا کارکنان را دارد و باید به آن‌ها در هدایت مسیر کاری‌شان کمک کند.
مسئولیت‌های سطح پایین مدیریتی اغلب شامل تضمین کیفیت کارکنان، هدایت کارمندان در فعالیت‌های روزمره و هدایت آن‌ها در مسیرهای مختلف است. این مدیران همچنین مسئول نظارت روزانه و برنامه‌ریزی شغلی برای تیم خود هستند و باید در خصوص عملکرد کارمندان به آن‌ها بازخوردهای لازم را ارائه کنند.

مدیریت میانی (Middle management)

مدیران میانه یا واسطه، لایه دوم طبقه‌بندی مدیریتی محسوب می‌شوند و تحت نظارت مدیران ارشد قرار دارند. سطح مدیریتی میانی شامل افرادی می‌شود که نقش مدیر یک حوزه، منطقه‌ یا شعبه را دارند. آن‌ها مسئول انتقال اهداف استراتژیک از سوی مدیریت ارشد به مدیران پایین‌تر است.
برعکس سطح مدیریتی ارشد، مدیران میانی زمان خود را بیشتر به فعالیت‌های سازماندهی و هدایتی اختصاص می‌دهند. این مسئله شامل تعریف و بحث بر روی سیاست‌های مهم برای مدیران پایینی، ارائه راهنمایی به آن‌ها به منظور بهبود عملکرد و اجرای برنامه‌های سازماندهی می‌شود.

مدیریت ارشد (Senior management)

مدیریت ارشد شامل مدیر اجرایی، رئیس، معاون رئیس و اعضای هیئت مدیره در بالای هرم مدیریتی قرار دارد. آن‌ها باید اهداف و مسیرهای یک سازمان را تبیین کنند. سطح مدیریتی ارشد، برنامه‌های استراتژیک و سیاست‌های شرکتی را تنظیم کرده و در خصوص سمت و سوی سازمان در بالاترین سطح، تصمیم‌گیری می‌کند. این افراد همچنین نقشی حیاتی در کنترل منابع بیرونی و مراقبت از سهامداران و همچنین نظر عموم در خصوص عملکرد شرکت، به عهده دارند.

نکاتی برای تبدیل‌شدن به یک مدیر خوب

روش‌های مختلفی برای پیشرفت مهارت‌های مدیریتی وجود دارد:

• ارتباطات (Communicate): داشتن ارتباط با تیم بسیار مهم است و با این کار می‌توان از نیازهای آن‌ها مطلع شد، پیشرفت آن‌ها را بررسی کرد و به آن‌ها در رسیدن به اهداف کمک کرد.
• مثبت بودن (Be positive): شما باید یک نمونه خوب برای تیمتان باشید. حین تعامل با تیم، مثبت باشید تا آن‌ها بتوانند ارتباط خوب و راحتی با شما برقرار کنند.
• آموزش به هنگام ضرورت (Train when needed): مهارت‌های تیم خود را ارزیابی کنید و ببینید که کدام قسمت‌ها نیاز به آموزش و تمرین دارند. آموزش به تیم شما اجازه می‌دهد تا مهارت‌های جدیدی را به دست آورند و موجب رشد شرکت شوند.
• همکاری (Collaborate): به عنوان یک مدیر باید بتوانید وظایف را به افراد محول کنید اما می‌توانید در رسیدن به اهداف، کنار آن‌ها کار کنید. همکاری با تیم به شما اجازه می‌دهد تا نقاط لازم برای فعالیت به صورت تکی یا گروهی را شناسایی کرده و به تیم کمک کنید.
• تمرین (Practice): شاید بهترین روش برای رسیدن به مهارت‌های جدید، تمرین کردن در شرایط واقعی باشد. به دست‌آوردن مهارت‌های شغلی به شما کمک می‌کند تا از نردبان پیشرفت و ترفیع، بهتر بالا بروید. بهترین نمایش خود را برای تیم انجام دهید، به عنوان یک رهبر عمل کنید و با تیم خود با عدالت رفتار کنید.